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Adopté le 08.10.2008, entrée en vigueur le 01.01.2010 - Etat au 01.01.2018 (en vigueur)    
RÈGLEMENT    
810.01.3
précisant les conditions à remplir par les établissements sanitaires privés pour être reconnus d'intérêt public au sens de la loi du 5 décembre 1978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public
(RCLPFES)
du 8 octobre 2008
LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD
vu la loi du 5 décembre 1978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public A
vu le préavis du Département de la santé et de l'action sociale (ci-après : le département)
arrête
Chapitre I
 
Dispositions générales
Art. 1
 
But
1 Le présent règlement a pour but de préciser les conditions à remplir par les établissements sanitaires privés pour être reconnus d'intérêt public au sens de la loi du 5 décembre 1978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public (ci-après : la loi) A.
Art. 2
 
Champ d'application
1 Le présent règlement s'applique, dans la mesure qu'il prévoit, aux établissements médico-sociaux (EMS) et aux hôpitaux privés reconnus d'intérêt public.
Chapitre II
 
Barème de rémunération des directeurs d'EMS et d'hôpitaux
Art. 3
 
Définition
1 Au sens du présent règlement, on entend par "directeur" ou "directeur général" la personne chargée de diriger l'établissement conformément à ses statuts et titulaire d'une autorisation de diriger conformément à la loi sur la santé publique A.
Art. 4
 
Barème applicable aux EMS (art. 4b de la loi) 35
1 Le barème de rémunération des directeurs d'EMS est établi sur la base de la taille de l'établissement (nombre de lits) et figure en annexe I, qui fait partie intégrante du présent arrêté.
1bis Lorsqu'un directeur exploite plusieurs EMS, la catégorie d'EMS déterminante pour sa rémunération est fixée en totalisant le nombre de lits bénéficiant d'une autorisation d'exploiter, émise par le service en charge de la santé publique, de tous ces EMS.
2 Lorsque le directeur ou la directrice est responsable d'un EMS qui exploite un Centre d'accueil temporaire (CAT) au sens de la loi d'aide aux personnes recourant à l'action médico-sociale, le nombre de lits servant à déterminer la catégorie de l'EMS est augmenté de 0.5 pour chaque place autorisée de CAT.
3 Sur demande motivée d'un établissement, le département peut tenir compte d'autres activités spécifiques, en lien avec la mission générale de l'EMS, pour sa catégorie. Dans ce cadre, l'augmentation du nombre de lits équivalent ne peut pas être supérieure à 10 unités.
Art. 5
 
Barème applicable aux hôpitaux 2
1 Le barème de rémunération des directeurs et directeurs généraux d'hôpitaux est établi sur la base des critères mentionnés en annexe II et figure en annexe III ; ces deux annexes font partie intégrante du présent arrêté.
2 Les montants minimums indiqués dans l'annexe III sont indicatifs. Aucun directeur ou directeur général ne peut être rémunéré au-delà des montants maximums applicables.
Art. 6
 
Supplément temporaire pour tâche spéciale
1 L'établissement peut octroyer au directeur ou au directeur général un supplément temporaire de rémunération aux conditions suivantes :
a.
le montant du supplément ne peut pas dépasser de plus de 10% le plafond du barème applicable à l'établissement concerné ;
b.
l'octroi est lié à l'exécution d'une tâche spéciale, telle que la mise en Ĺ“uvre d'une restructuration ou la gestion de difficultés institutionnelles majeures ;
c.
le supplément est accordé pour une durée limitée en principe à 6 mois ;
d.
l'octroi est soumis à l'autorisation du département.
Art. 6a
 
Prestations hors barème de rémunération des directeurs d'EMS (art. 4b de la loi) 4
1 Ne sont pas inclus dans le barème de rémunération des directeurs d'EMS:
a.
les services de piquet donnant droit à des indemnités payées selon les conditions prévues dans la convention collective de travail du secteur sanitaire parapublic (CCT-San), qui sont accomplis par des directeurs d’EMS possédant un diplôme d’infirmier, pour autant qu’ils ne soient pas effectués simultanément par un autre collaborateur. Le décompte effectif des services de piquet réalisés par le directeur doit être produit ;
b.
les forfaits liés aux frais de représentation tels qu’admis par l’administration cantonale des impôts ;
c.
les primes ou gratifications d’ancienneté qui peuvent être versées tous les cinq ans, sur la base d’un règlement interne, applicable à tous les employés et validé par le conseil de fondation, le conseil d'administration ou l'autre organe en charge de la haute direction de l'établissement (ci-après : le Conseil). Le montant maximal en fin de carrière ne peut excéder un mois de salaire. Les primes et gratifications régulières font partie du barème de la rémunération ;
d.
les indemnités de séances versées aux directeurs d'EMS, selon les règles de bonne pratique en usage dans le domaine, notamment les règles de bonne gouvernance édictées par les associations faîtières d'EMS, au titre de la participation au Comité d'une association professionnelle d'EMS reconnue.
2 Sur demande motivée et circonstanciée, le département peut accorder des dérogations pour une durée maximale d’une année.
Art. 7
 
Indexation
1 Les barèmes des annexes I et III sont indexés pour autant, et dans la même mesure, que les salaires des collaborateurs soumis à la loi du 12 novembre 2001 sur le personnel de l'Etat de Vaud Ale soient.
Art. 8
 
Modalités d'application du barème
1 Le minimum et le maximum des barèmes sont calculés sur treize mois et s'entendent pour un emploi de direction à plein temps. Ils englobent tous les montants correspondant à des salaires, prestations ou avantages reçus par le directeur ou le directeur général au titre de sa fonction, que ce soit de l'hôpital ou de l'EMS ou d'une autre entité juridique.
2 Lorsque le directeur ou le directeur général d'un EMS ou d'un hôpital occupe d'autres fonctions administratives au sein de l'établissement et perçoit des honoraires ou salaires à ce titre, le total des montants perçus ne peut pas excéder le maximum fixé par le présent règlement pour un emploi de direction à plein temps.
3 L'établissement détermine la rémunération initiale sur la base du cahier des charges de la fonction, de la taille de l'institution et de la diversité de ses missions, de la formation et de l'expérience professionnelle. La progression ultérieure dépend de la qualité des prestations fournies en adéquation avec le cahier des charges, des formations complémentaires utiles à la fonction acquises en cours d'emploi et d'une évaluation périodique du cahier des charges.
Chapitre III
 
Autres conditions à respecter par les EMS privés pour être reconnus d'intérêt public
Art. 9
 
Fonctions administratives (art. 4b de la loi)
a) Définition
1 Au sens du présent règlement, on entend par "fonction administrative" toute fonction autre que celle du directeur chargée au sein de l'EMS de tâches de direction ou de gestion administratives de l'établissement.
Art. 10 
 
b) Rémunération
1 La rémunération des fonctions administratives (y compris les charges patronales) fait partie intégrante des charges administratives au même titre que les honoraires pour sous-traitance administrative et les frais de bureau et d'administration (hors versement aux fonds conventionnels).
2 Le département veille à ce que le taux effectif de ces charges corresponde au taux prévu par l'outil d'évaluation des prestations socio-hôtelières.
3 On entend par taux de charges administratives le rapport entre le total des charges administratives et le total des charges d'exploitation.
4 Aucune fonction administrative ne peut être rémunérée au-delà du barème maximum applicable au directeur de l'EMS concerné en vertu de l'annexe I.
Art. 11
 
Distribution du bénéfice (art. 4d de la loi)
1 La distribution du bénéfice réalisé par les EMS exploités sous la forme d'une raison individuelle, d'une société de personnes physiques ou d'une société de capitaux est limitée conformément aux alinéas ci-après.
2 Au sens du présent règlement, il faut entendre par bénéfice réalisé les résultats nets d'exploitation et d'investissement après salaire de l'exploitant et impôts mais avant répartition légale obligatoire, ceci en conformité avec les directives comptables fixées par le département.
3 Le bénéfice réalisé doit être affecté à une réserve spéciale au titre de fonds propres complémentaires à raison de 5/6 ème par la raison individuelle ou la société de personnes physiques et à raison de 2/3 par la société de capitaux. En tous les cas, la part résiduelle non affectée du bénéfice ne peut pas dépasser le 1,5% du total des produits d'exploitation ; si tel est le cas, la part résiduelle qui dépasse 1,5% doit être affectée conformément à la première phrase du présent alinéa.
4 Toute dérogation à ces règles d'affectation est soumise à l'accord exprès du département, sur demande motivée de l'établissement, cas échéant sur préavis du contrôleur des comptes.
5 Le solde de la réserve spéciale est limité à hauteur de 25% de la moyenne des recettes d'exploitation des trois dernières années.
6 L'établissement doit veiller à ce que la réserve spéciale soit mobilisable afin de couvrir des pertes d'exploitation ou permettre le financement de mesures d'exploitation d'ordre général ainsi que celui de l'investissement, ceci conformément à la mission de l'établissement.
Art. 11a
 
Conflits d'intérêts en cas de sous-traitance ou d'octroi de mandats commerciaux (art. 4 g de loi) 4
1 Il incombe à chaque membre du Conseil et de la direction de l'EMS d'annoncer ses mandats externes, d'identifier les conflits d'intérêts réels ou potentiels préjudiciables auxquels il est confronté et d'en informer sans tarder l'ensemble des membres du Conseil.
2 Est considérée comme préjudiciable toute activité des membres du Conseil, de la direction et des cadres de fonction directoriale qui peut occasionner des conflits d’intérêts, tels qu’en particulier :
a.
des activités et relations personnelles des membres du Conseil et de la direction influant sur leur indépendance et leurs tâches ;
b.
des intérêts personnels, familiaux et économiques, pouvant faire courir un risque financier à l’EMS ou portant atteinte à sa réputation ;
c.
des relations commerciales et des mandats conclus avec une entreprise appartenant à un ou des membres du Conseil ou de la direction ou à leurs proches, à des conditions plus favorables que celles qui s’appliquent à des tiers indépendants.
3 Les mandats ou relations commerciales pouvant occasionner un conflit d’intérêts ne peuvent être attribués que par le Conseil ; celui-ci en informe le département.
4 Le montant annuel des mandats commerciaux attribués aux sociétés appartenant aux membres de la direction ou à leurs proches ne doit pas excéder celui admis pour le supplément temporaire prévu à l’article 6, alinéa 1, lettre a. Sur demande préalable, le département peut accorder une dérogation.
5 En cas de conflit d’intérêts, le Conseil récuse la personne concernée et prend les mesures nécessaires afin d'y mettre un terme.
6 Le Conseil établit le registre des intérêts, mandats et des activités accessoires de la direction et de ses propres membres. Il le tient à jour et le fournit sur demande au département.
Art. 11b
 
Contrat de sous-traitance de la direction d'EMS (art. 4g de la loi) 4
1 En cas de sous-traitance de la direction d’un EMS, le Conseil établit un contrat de sous-traitance qui définit en particulier :
a.
le taux d’activité du directeur ;
b.
le montant de la rémunération annuelle brute, selon le barême applicable ;
c.
le montant des charges sociales conformément au taux alloué dans le tarifs socio-hôtelier.
Art. 12
 
Standard des prestations socio-hôtelières et socio-éducatives (art. 4 al. 1bis lettre a) de la loi et art. 4 al. 1bis lettre f) de la loi)5
1 Les prestations socio-hôtelières fournies par les EMS ainsi que les prestations socio-éducatives fournies par les établissements psycho-sociaux médicalisés (EPSM) doivent répondre aux besoins physiques, psychiques et sociaux du résident. Elles sont comprises dans les standards officiels définis conformément à la législation sur l'aide aux personnes recourant à l'action médico-sociale.
Art. 13
 
Prestations supplémentaires (art. 4 al. 1bis lettre c) de la loi) 34
1 Les EMS peuvent fournir deux types de prestations supplémentaires à usage personnel non comprises dans le standard officiel :
a.
les "prestations ordinaires supplémentaires" (POS), qui sont constituées de l'ensemble des prestations ou articles usuels personnellement nécessaires et qui peuvent être facturées en sus des frais journaliers. Ces prestations peuvent, dans certains cas, être partiellement ou totalement prises en charge par l'assurance-maladie obligatoire ou les régimes sociaux;
b.
les "prestations supplémentaires à choix" (PSAC), de nature immobilière ou non immobilière, qui sont constituées de l'ensemble des prestations ou articles qui ne sont pas strictement nécessaires. Elles sont explicitement choisies par la personne, ou son répondant, afin d'augmenter son confort et lui sont facturées en sus des frais journaliers. Les PSAC ne sont pas prises en charge par les régimes sociaux.
2 Chaque EMS est tenu d'établir la liste des POS et des PSAC et des prix qu'il entend facturer à ses résidents. Ce document est joint en annexe au contrat d'hébergement. Il est remis au département pour information.
3 La liste et les prix maximaux des POS et des PSAC que peuvent facturer les EMS sont définis dans l'annexe IV, qui fait partie intégrante du présent règlement.
4
Chapitre IV
 
Surveillance financière des EMS et des hôpitaux privés reconnus d'intérêt public et informations à fournir par ceux-ci
Art. 14
 
Réglementation applicable (art. 32a et 32b de la loi)
1 La surveillance financière des EMS et des hôpitaux privés reconnus d'intérêt public et les informations à fournir par ceux-ci relèvent de la réglementation ad hoc y relative.
Chapitre V
 
Mise sous administration provisoire
Art. 15
 
Procédure (art. 32d de la loi)5
1 Dans les cas prévus par la loi et après avoir entendu notamment les organes dirigeants statutaires de l'établissement sanitaire, le département peut désigner une administration provisoire chargée de gérer celui-ci et de prendre les mesures propres à remédier à la situation qui a provoqué cette désignation. Si l'établissement est constitué sous la forme d'une fondation, cette décision est prise en concertation avec l'autorité de surveillance des fondations. La décision du département est publiée, une fois exécutoire.
2 L'administration provisoire est composée d'une personne au minimum et de cinq personnes au maximum. Le département fixe leur cahier des charges.
3 La rétribution des membres de l'administration provisoire est à la charge de l'établissement sanitaire. Exceptionnellement, le département peut laisser une partie de cette rétribution à la charge de l'Etat.
4 Les organes de l'établissement sont tenus de remettre aux membres de l'administration provisoire tous les documents nécessaires à l'accomplissement de leur tâche.
5 Le département contrôle l'activité de l'administration provisoire. Il peut lui donner des instructions.
6 Le département lève la mesure, d'office ou sur requête, aussitôt qu'elle ne lui apparaît plus nécessaire. Cette décision est publiée.
Chapitre VI
 
Dispositions transitoires et finales
Art. 16
 
Dispositions transitoires 1
a) barème de rémunération
1 Les établissements appliquent les barèmes de rémunération des annexes I et III pour tout engagement de directeur ou de directeur général postérieur à l'entrée en vigueur du présent règlement.
2 Ils l'appliquent dès le 1er janvier 2013 aux directeurs et directeurs généraux engagés avant cette entrée en vigueur. Toutefois, si la rémunération de ces directeurs est supérieure de plus de 20% au maximum fixé pour la catégorie les concernant, les établissements l'adaptent d'ici au 1er juillet 2010 afin qu'elle ne dépasse pas ce maximum de plus de 20%. Les établissements peuvent solliciter une exception à une telle adaptation au 1er juillet 2010 en faisant valoir l'expérience ou l'ancienneté du directeur ou du directeur général ; le département statue.
Art. 17 
 
b) distribution du bénéfice 1
1 Les règles sur la distribution du bénéfice réalisé mentionnées à l'article 11 sont applicables dès l'exercice 2010. Toute convention ou tout contrat de société contraire aux dispositions prévues par cet article doit être mis en conformité par les établissements au plus tard le 1er juillet 2010.
Art. 18
 
Entrée en vigueur 1
1 Le département est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er janvier 2010.
Annexes: